Sachverhalt:
Die Gemeinde Glandorf ist nach niedersächsischem Archivgesetz dazu verpflichtet, ihre Unterlagen ordnungsgemäß zu archivieren. Darüber hinaus unterstützt die Gemeinde bereits die Einrichtung eines digitalen lokalen Archivs durch den Verein Kultur-Gut!.
Vor diesem Hintergrund erhielten die Verwaltung und der Verein Kultur-Gut! in der Sitzung des Bau- und Planungsausschusses vom 10.08.2016 den Auftrag, gemeinsam einen Vertrag zwischen Gemeinde und Kultur-Gut! e.V. zur Einrichtung eines lokalen Archivs vorzubereiten (siehe Anlage: Protokollauszug). Das Ergebnis der Gespräche und der juristischen Beratung durch einen Fachanwalt liegt nun vor (siehe Anlage: Archivvertrag und monatliche Archivkosten).
Der Vertrag beinhaltet die langfristige Einrichtung und Unterhaltung des Archivs und die Absicherung des Vereins für die auf ihn in diesem Zusammenhang zukommenden Kosten.
Ein lokales Archiv vor Ort und seine Digitalisierung bildet eine gute Basis für zukünftige Forschungszwecke auf wissenschaftlicher Ebene. Die Materialien können sowohl ortsansässigen als auch überörtlichen Interessierten unter den Voraussetzungen des abgesicherten Datenschutzes einfach zugänglich gemacht werden. Darüber hinaus ist beabsichtigt, die lokalen historischen Quellen, auch die formalen der Gemeindegeschichte (Protokolle von lokalen Gremien, Schulchroniken, Broschüren etc.) zu vervollständigen und an einer Stelle zusammenzuhalten.
Innerhalb der Verwaltung gibt es keine (personellen) Kapazitäten, diese Aufgabe verantwortlich zu übernehmen. Aus diesem Grunde befürwortet die Verwaltung den Antrag von und den Vertrag mit Kultur-Gut! uneingeschränkt.
Beschlussvorschlag:
1. Die Gemeinde Glandorf begrüßt die Einrichtung eines lokalen Archivs und die Initiative von Kultur-Gut! e.V. hierzu. Sie schließt mit dem Verein Kultur-Gut! e.V. den in der Anlage vorliegenden Vertrag zum „Glandorf-Archiv“ zum 01.12.2017 ab.
2. Die Gemeinde Glandorf fördert den Verein für die diesbezügliche Arbeit, die zum Teil originär gemeindliche Aufgaben beinhaltet, mit 735,-- €/Monat (= 8.820,-- € jährlich).