Sachverhalt:

Nach den Haushaltsberatungen zu Beginn des Jahres 2021 ist die Leitung der Ludwig-Windthorst-Schule an die Verwaltung mit dem Anliegen herangetreten, dass sie regelmäßigen und dauerhaften Bedarf für eine IT-Betreuung hat. Die dort  anfallenden Tätigkeiten sind nach Auffassung des Landes „keine Lehrkraftaufgabe“ und liegen somit in der Zuständigkeit des Schulträgers. Obwohl die Oberschule externe Unterstützung für ihre IT durch das Medienzentrum Osnabrück erhält, muss im praktischen Schulalltag viel zu häufig auf die Kapazität einer pädagogischen Lehrkraft zurückgegriffen werden, da der Dienstleister vor Ort nicht verfügbar ist und so manche Mängel erst nach Wochen behoben werden könnten.

Digitalisierung ist ein zukunftsweisendes Thema auf allen Ebenen, aber besonders wichtig ist sie für die zukünftige Qualifikation Glandorfer Schülerinnen und Schüler!

Mittlerweile liegt ein Antrag von allen drei Glandorfer Schulen zur IT-Unterstützung vor. Dieser Antrag wird entsprechend im Schulausschuss am 17.11.21 beraten. Der genaue Stundenbedarf für die Glandorfer Schulen wird dort zwar nicht beziffert, aber aus der Begründung des Antrags geht hervor, dass es sich um einen dauerhaften Bedarf handelt.

Die Verwaltung hatte in ihren Haushaltsplanentwurf die Stelle IT-lerIn aufgenommen. Im Rahmen der politischen Beratungen des Haushalts 2021 wurde diese jedoch entfernt.

Im Rahmen des Haushaltsplanentwurfes für 2022 wird die Verwaltung diesen Antrag erneut stellen.

Aus Sicht der Verwaltungsleitung ist die dauerhafte Einrichtung einer Stelle für einen IT-ler für die Gemeinde Glandorf zwingend erforderlich, da die Verwaltung ihren gesetzlichen Vorgaben sonst nicht nachkommen kann!

Die Verwaltungsleitung ist sich einig, dass ein vermehrtes Outsourcen von IT-Aufgaben an vielen Stellen keinen (!) Sinn macht, da ein Dienstleister nicht den notwendigen Einblick in interne Verwaltungsabläufe hat und auch nicht haben kann. Das aktuell vorhandene hausinterne Personal verfügt weder über die zeitlichen Kapazitäten noch über ausreichend professionell fachliche Kenntnisse, um den gesetzlich notwendigen und für die Zukunftsfähigkeit der Verwaltungseinheit Glandorf erforderlichen Aufgaben nachzukommen. Es fehlt dringend fachlich sachlicher, konzeptioneller, professioneller IT-Input. Dieser kann auch deshalb nicht von einem Dienstleister erbracht werden, weil dieser immer auch eigene Interessen hat. Wie in den vergangenen Jahrzehnten ist der Prozess der Digitalisierung auch zukünftig ein beständiger und stetig im Wandel. Daran wird sich nichts ändern. Vom Anforderungsprofil handelt es sich also um eine dauerhaft notwendige professionelle Tätigkeit, die – selbstverständlich – über begleitende Weiterqualifizierungsmaßnahmen abzusichern ist. Wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich ist Verwaltungserfahrung.

Aktuell hinkt die Verwaltung zeitlich deutlich hinter aktuellen Erfordernissen hinterher:  Schnittstellen zwischen einzelnen Softwares sind nicht oder nicht gut bearbeitet. Hiermit werden wesentliche Synergieeffekte, die EDV eigentlich mit sich bringt, nicht erreicht. Auch bei der Digitalisierung der Kommunikation mit BürgerInnen ist die Gemeinde Glandorf notgedrungen noch schlecht aufgestellt. Das muss sich bald ändern. Außerdem ist die Verwaltung von ihrer personellen Aufstellung her aktuell zu klein und fachlich nicht ausreichend kompetent, um sich an den regionalen und Landesaktivitäten und Arbeitsgruppen (open@rathaus, bus etc.) beteiligen oder gar einbringen zu können. Darüber hinaus steht – wegen häufiger Unzufriedenheit mit der Leistung des aktuellen IT-Dienstleisters, die Frage im Raum, ob evtl. ein anderer Dienstleister zu beauftragen wäre. Auch diese Frage kann hausintern nicht geklärt oder ausreichend befriedigend entscheidungsreif recherchiert werden, da es faktisch an fachlicher hausinterner Kompetenz mangelt.

Gesetzliche Vorgaben, die zurzeit nicht oder nicht ausreichend gewahrt werden:

Ø  NBGG – Nieders. Behindertengleichstellungsgesetz und BTHG - Bundesteilhabegesetz: Barrierefreier Zugang zu allen Gebieten der öffentlichen Verwaltung, u.a. in leichter Sprache, durch Vorlesen etc. Verpflichtende Frist: Juni 2021. (Für die Website rudimentär vergeben.)

Ø  OZG – Online-Zugangs-Gesetz: Elektronische Verwaltungsprotale für alle Bürgerinnen und Bürger. Mögliche Beteiligung an OpenR@thaus von der Itebo. Verpflichtende Frist: 01.2023.

Ø  NDIG - Niedersächsische Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit. Zusammenfassung der Verpflichtung für nds. Behörden in vielen Themengebieten.

Ø  eRechnung. Mögliche Beteiligung am Servicekonto Niedersachsen. Verpflichtende Frist: 11.2020.

Ø  EDSGV – Europäische Datenschutzgrundverordnung: Vorgeschrieben ist ein hausinterner Datenschutzkoordinator zur datenschutzkonformen Abwicklung aller Verwaltungsprozesse. Frist: 05.2018.

Ø  INSPIRE-Richtlinie und Umweltinformationsrichtlinie (auch Geodatenzugangsgesetz): Alle öffentlichen Stellen, die über relevante Geodaten verfügen, müssen diese zugänglich machen. Frist: Seit 2007.

Ø  eVergabe: Verpflichtung zur elektronischen Auftragsvergabe. Frist: 01.2020 (.

Ø  XPlanung: Geodaten der Gemeinde sollen in einheitlichen Formaten öffentlich zugänglich gemacht werden. Frist: 02.2023

Weitergehende Aufgaben:

Ø  Konzeptionelle Überarbeitung aller EDV-Schnittstellen für alle Fachdienste (zZt. gibt z.B. es viele Reibungsverluste und doppelte Arbeiten/Ablagen, Kopplung Regisafe und session).

Ø  Digitalisierungslotse für alle Mitarbeiter

Ø  Koordination der IT mit den Schulen

Ø  Pflege IT Schulen

Ø  ITEBO-Service für die Mitarbeiter ist oft nicht schnell genug. Es gibt im Grunde täglich Störungen. (Kosteneinsparung mindestens 9.000 €/Jahr)

Ø  Pflege Website (zZt. 2.500 €/Jahr und MA-Arbeitszeiten ca. 4 Std./Woche)

Ø  Service an Dritte (1&1 - Vertrag)             

Ø  Beschaffungsmanagement für EDV und Telekommunikation (zZt. FDL und eine Mitarbeiterin)

Ø  Ansprechpartner für die ITEBO (oder anderen Dienstleister) in allen Belangen (zZt. der Kämmerer)

Ø  Digitalisierung Akten (alle Fachdienste, vorrangig Bauakten)

Ø  Aufbereiten von allgemeinen kommunalen Geodaten (u.a. Straßenbau, Kanal, Kompensationskataster)

Ø  Vorbereitung von gezielten hausinternen Schulungen der MitarbeiterInnen

Ø  Beteiligung an verschiedenen Projekten im LkOs und Land Niedersachsen (openr@thaus, bus niedersachsen etc.)

Neben diesen vielfältigen Aufgaben, die überwiegend als kontinuierliche einzuordnen sind, dürfte durch eineN IT-MitarbeiterIn die hausinterne Zufriedenheit der MitarbeiterInnen und auch der Schulen deutlich steigen.

Notwendig ist eine professionelle IT-Qualifikation auch vor allem deshalb, damit der Verwaltungsprozess der Digitalisierung nicht inhaltlich durch die verständliche Meinung „Wir machen dann also aus einer Papierakte eine EDV-Akte“ missverstanden und begrenzt wird. Dass die Gemeinde Glandorf sich mit der Einrichtung einer IT-Stelle im nicht überdimensionierten, sondern notwendigen Rahmen bewegt, bestätigt auch die gutachterliche Stellungnahme des Büros Schneider & Zajontz (siehe Anlage).

Neben den erst einmal entstehenden Kosten werden mittelfristig erhebliche Rationalisierungseffekte in Verwaltungsabläufen erwartet. Fakt ist allerdings, dass die Kommunen für die im Zusammenhang mit der Digitalisierung anstehenden Kosten aufkommen müssen. (Bspw. stellte der Bund dem Land Niedersachsen 1,8 Mio € für diesen Zweck zur Verfügung, weitergegeben an die Kommunen wurden nach  NSGB Präsident Dr. Marco Trips im Rahmen der Herbstkonferenz der Bürgermeister im Bezirk Weser-Ems Süd 0 €.) 

Aus Sicht der Verwaltungsleitung – der drei (zurzeit vier) Fachdienstleiter und der Bürgermeisterin – ist die Einrichtung der vorgeschlagenen Stelle notwendig.

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt, eine Vollzeitstelle für eineN MitarbeiterIn im Aufgabengebiet IT auszuschreiben.